SchoonmaakSchoonmaak CRM software: klanten, planning en facturatie in één systeem
Een schoonmaakbedrijf draait op herhaling. Dezelfde panden, dezelfde ritmes, elke week of elke maand opnieuw. Goede schoonmaaksoftware maakt van die herhaling een voordeel: de planning vult zichzelf, de facturen volgen automatisch en u ziet in één oogopslag wat er nog openstaat.
Wat is schoonmaak CRM software?
Een schoonmaak CRM is meer dan een klantenlijst. Het is het systeem waarin alles samenkomt wat u dagelijks nodig heeft:
- Klanten en panden: adres, contactpersoon, sleutel- en alarmafspraken, bijzonderheden per locatie
- Diensten per klant: eigen prijs, duur, btw-tarief en frequentie — bijvoorbeeld interieur wekelijks en glas elke 4 weken
- Planning: terugkerend werk dat automatisch een jaar vooruit staat, verdeeld over medewerkers
- Facturatie: btw-facturen met iDEAL-betaallink, automatische incasso en herinneringen
- Communicatie: aankondigingen, bevestigingen en herinneringen per e-mail of sms, met een logboek van wat er precies verstuurd is
Van losse lijstjes naar één overzicht
De meeste schoonmaakbedrijven beginnen met een Excel-bestand voor klanten, een agenda voor de planning en een apart programma voor facturen. Dat werkt tot ongeveer twintig klanten. Daarna gaat er tijd verloren aan overtypen, en erger: er worden beurten vergeten en facturen niet verstuurd. Met software voor een schoonmaakbedrijf staat elke klant één keer in het systeem en gebruiken planning, urenregistratie en facturatie dezelfde gegevens.
Terugkerend werk dat zichzelf inplant
Het belangrijkste onderdeel van schoonmaaksoftware is het ritme. U stelt per dienst in hoe vaak het werk terugkomt — wekelijks, elke twee weken, elke 4 of 12 weken. Zodra u een beurt inplant, rolt de hele reeks vooruit. Werkt u niet in het weekend? Dan schuift een beurt die op zaterdag valt automatisch naar de vrijdag ervoor of de maandag erna. Feestdagen kunt u laten overslaan.
Vallen twee diensten op hetzelfde adres op dezelfde dag, dan worden ze samengevoegd tot één bezoek met de prijzen bij elkaar opgeteld. Vallen ze op verschillende dagen, dan blijven ze netjes op hun eigen ritme staan.
Facturatie die u geen avond meer kost
Na een beurt maakt u met één klik een factuur, of u bundelt een hele maand per klant. Elke factuur krijgt een iDEAL-betaallink, zodat klanten direct kunnen betalen. Blijft een factuur open, dan gaat er automatisch een herinnering uit. U kunt ook automatische incasso instellen voor vaste contracten.
Boekhouding en btw
Schoonmaak CRM houdt de Nederlandse praktijk aan: correcte btw-tarieven per dienst, een btw-overzicht per kwartaal, bonnen scannen voor uw uitgaven, kilometerregistratie en een aparte inlog voor uw boekhouder. Zo hoeft u aan het eind van het kwartaal niets meer bij elkaar te zoeken.
Waar u op moet letten bij het kiezen van schoonmaaksoftware
- Is het gemaakt voor terugkerend werk, of alleen voor losse klussen?
- Kunt u meerdere diensten per klant met eigen prijs en frequentie kwijt?
- Zit route-planning erin, per medewerker en per dag?
- Werkt het vlot op mobiel, ook onderweg zonder goede verbinding?
- Is het gemaakt voor Nederland: btw, iDEAL, incasso, adrescontrole en e-facturatie?
- Kunt u uw bestaande klanten in bulk importeren uit Excel?
Voor wie is Schoonmaak CRM gemaakt?
Voor Nederlandse schoonmaakbedrijven, glazenwassers en specialisten in gevel-, dakgoot- en zonnepaneelreiniging. Van zzp'er tot een team met meerdere busjes. Werkt u vooral met glas, lees dan verder over glazenwasser CRM en glazenwasser software.
Verder lezen: planning en facturatie voor je schoonmaakbedrijf en CRM voor je schoonmaakbedrijf.