SchoonmaakPlanning en facturatie voor je schoonmaakbedrijf
Planning en facturatie zijn in een schoonmaakbedrijf twee kanten van dezelfde munt. Wat vandaag is gedaan, moet deze week gefactureerd worden. Staan die twee in verschillende programma's, dan verliest u geld aan vergeten beurten en te late facturen.
Begin bij het ritme, niet bij de agenda
Een agenda is leeg tot u hem vult. Een goede planning voor een schoonmaakbedrijf werkt omgekeerd: u legt per klant vast welk werk hoe vaak terugkomt, en het systeem zet de beurten klaar. U bepaalt alleen nog wanneer op de dag en door wie.
- Frequentie per dienst: wekelijks, tweewekelijks, 4-weeks, per kwartaal of per jaar
- Werkdagen instellen: valt een beurt op zaterdag, dan schuift hij naar vrijdag of maandag
- Feestdagen overslaan
- Reeksen rollen automatisch een jaar vooruit zodra u inplant
Een dag die klopt: per medewerker een strook
In de dagplanning krijgt iedere medewerker een eigen kolom. U sleept jobs naar een andere tijd, dag of medewerker en ziet meteen of iets dubbel staat of niet haalbaar is qua reistijd. Hele rondes wijst u in bulk toe. Op mobiel scrollt de planning mee terwijl u een job naar een andere dag sleept.
Werkbonnen en registratie onderweg
De medewerker opent zijn dag op de telefoon, rijdt de route, vinkt jobs af en legt bijzonderheden vast met een foto of notitie. Zo weet u op kantoor wat er is gebeurd zonder te bellen — en heeft u bij een klacht altijd de vastlegging.
Factureren in dezelfde week
Zodra werk is afgerond, staat het klaar om te factureren. Drie manieren die in de praktijk werken:
- Per beurt: factuur direct na de job, handig bij losse opdrachten
- Per periode: alle beurten van een maand gebundeld op één factuur per klant
- Automatische incasso: vast bedrag per maand voor contractklanten
Elke factuur is een nette btw-factuur als PDF, met iDEAL-betaallink. Blijft een factuur openstaan, dan gaat er automatisch een herinnering uit. Meer hierover: online facturen met iDEAL.
Van offerte naar planning naar factuur
Nieuwe klant? U stuurt een offerte die de klant digitaal ondertekent. Na acceptatie zet u die in één klik om in een klant met diensten, ritme en de eerste ingeplande beurt. Daarna loopt de rest automatisch mee.
Grip op cijfers
Omdat planning en facturatie in hetzelfde systeem zitten, ziet u wat een klant per jaar oplevert, welke diensten het meest bijdragen en wat er nog openstaat. Voor de btw-aangifte heeft u een kwartaaloverzicht, bonnenregistratie en kilometerregistratie bij de hand.
Verder lezen: schoonmaak CRM software, klantenbeheer en planning en route planning.